无纸化会议系统不是一个软件，而是"终端 + 服务器 + 网络 + 外设"四部分的组合，任何一环缺了都会卡。

终端一般用升降式或桌面式一体机，屏幕尺寸 13.3 到 17.3 英寸，带触控。升降器要在会议桌开孔前确定型号和开孔尺寸，这一步做错了返工代价很大。

服务器负责文件分发、会议管理、权限控制。20 席以内可以用一台机架式服务器；超过 30 席建议做主备，避免开会时服务器故障全场停摆。

网络是无纸化系统最容易出问题的地方。会议桌每个座位要有独立网口，无线方案在文件批量下发时容易拥塞。建议终端走有线，移动端走独立 SSID。

功能上常用的几项是：会议文件同步、同屏广播、手写批注、投票表决、会议纪要导出。选型时按实际用到的功能买模块，不要一次上全套。

保密要求高的场合，系统会配文件水印、禁止截屏、会后自动清除本地缓存。这些功能要在需求阶段写清楚，后期加装往往涉及终端更换。

部署完成后建议做一次全流程演练：建会、传文件、签到、同屏、投票、纪要导出，逐个环节走一遍再交付。